Proforma Invoice là gì? trong xuất nhập khẩu

Trong quá trình thực hiện các giao dịch xuất nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một phần quan trọng và không thể thiếu. Tuy nhiên, còn một loại chứng từ khác cũng đáng chú ý, đó là Proforma Invoice, thường xuyên xuất hiện trong các giao dịch xuất nhập khẩu, du lịch, dịch vụ, và nhiều lĩnh vực khác. Để hiểu rõ hơn về Proforma Invoice, chúng ta sẽ cùng khám phá chi tiết về nó trong bài viết dưới đây.

Proforma Invoice là gì?

proforma invoice là gì

Proforma invoice (PI) – hay còn được gọi là hoá đơn chiếu lệ, là một loại chứng từ được cung cấp trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ thực sự được giao hoặc hoàn tất, nhằm xác nhận cam kết giữa người mua và người bán về việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ vào một thời điểm và với giá cả cụ thể trong tương lai.

Thông thường, proforma invoice chứa đựng thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm mô tả, số lượng, giá cả, thông tin vận chuyển và các điều khoản thanh toán. Tuy nhiên, đây không phải là một hóa đơn chính thức và không có giá trị pháp lý để chứng minh các giao dịch tài chính.

Nói một cách khác, proforma invoice là một loại “hóa đơn mẫu” được sử dụng để thông báo cho người mua biết về những gì họ có thể mong đợi từ một giao dịch, tuy nhiên, nó không đặt ra bất kỳ nghĩa vụ pháp lý nào đối với bất kỳ bên nào trong quá trình thực hiện giao dịch đó.

Nội dung của Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice).

nội dung proforma invoice
Mẫu Hóa Đơn Chiếu Lệ – Proforma Invoice

Trong một Hóa đơn Chiếu Lệ, các thông tin cần thiết bao gồm:

  • Thông Tin Người Bán và Người Mua: Tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của người bán và người mua.
  • Số và Ngày PI: Số định danh và ngày phát hành của Proforma Invoice.
  • Payment: Điều kiện thanh toán được rõ ràng, phản ánh sự đồng thuận giữa người mua và người bán. Bao gồm thông tin chi tiết về số tài khoản ngân hàng cho quá trình thanh toán.
  • Thông Tin Hàng Hóa: Mô tả chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ, kèm theo số lượng, đơn giá và tổng giá trị.
  • Port of Loading: Tên cảng xuất hàng tại Việt Nam, chẳng hạn như cảng Cát Lái.
  • Port of Destination: Cảng đến, nơi hàng hóa sẽ được nhận.
  • ETA (Estimated Time Arrival): Ngày dự kiến hàng hóa sẽ đến đích, giúp người mua và người bán lên kế hoạch chặt chẽ cho quá trình giao nhận.

Khi nào Proforma Invoice được phát hành?

Hóa Đơn Chiếu Lệ (Proforma Invoice) Trong Quá Trình Giao Dịch Quốc Tế:

  1. Trong quá trình giao dịch, việc phát hành Hóa Đơn Chiếu Lệ (Proforma Invoice) không phải là bắt buộc từ phía bên bán. Không có quy định cụ thể về thời điểm phát hành hóa đơn này.
  2. Tuy nhiên, để làm cho quá trình mua bán trở nên rõ ràng hơn với các điều khoản chi tiết và đạt được thỏa thuận sớm nhất, hai bên thường sẽ tạo ra một bản Proforma Invoice làm cơ sở tham khảo. Từ đây, cả hai bên có thể xem xét, điều chỉnh, và tạo ra điều kiện thuận lợi hơn cho cả hai đối tác.

Proforma Invoice thường được phát hành trong các tình huống sau đây:

  • Trước Khi Hàng Được Giao: Bên xuất khẩu cung cấp thông tin chưa đầy đủ nhưng đủ để bên nhập khẩu tham khảo về lô hàng.
  • Xác Nhận Giá Trị Lô Hàng: Bên nhập khẩu cần xác nhận giá trị lô hàng để hoàn tất thủ tục hải quan.
  • Khi Chưa Hoàn Thiện Thông Tin: Proforma có thể phát hành khi Commercial Invoice chưa sẵn sàng. Cả hai bên đã có đầy đủ thông tin và bên nhập khẩu hài lòng với điều khoản, chẳng hạn như lô hàng đã đóng gói hoặc đã được vận chuyển.

Qua đó, Proforma Invoice trở thành công cụ linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu trong quá trình giao dịch quốc tế.

Sự khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercail Invoice.

Proforma Invoice là gì? trong xuất nhập khẩu 1

Thời Điểm và Nội Dung của Hóa Đơn Chiếu Lệ và Hóa Đơn Thương Mại.

Thời Điểm Phát Hành:

  • Hóa đơn chiếu lệ (PI) thường được phát hành trước khi hàng hóa được chuyển đi, đưa ra những thông tin dự kiến về giao dịch.
  • Trong khi đó, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) phải được thực hiện sau khi hàng đã được giao trên tàu cảng, điều này đảm bảo tính chính xác của các thông tin.

Nội Dung của Hóa Đơn:

  • Thông tin trên PI có thể được điều chỉnh, chỉ là bản tóm tắt về giá cả và các điều khoản, dành cho giai đoạn thương thảo.
  • Trái lại, CI đòi hỏi sự chính xác, chi tiết và đầy đủ về thông tin, là bản ký cam kết và làm cơ sở hợp pháp cho quá trình giao dịch.

Xét Về Mặt Pháp Lý:

  • PI mang tính hình thức, thể hiện sự đồng ý tạm thời chưa chính thức.
  • Ngược lại, CI mang tính pháp lý, là văn bản chứng thực và cam kết pháp lý về quá trình trao đổi hàng hóa, người tham gia, cũng như hình thức thanh toán.

Proforma Invoice có thay thế hợp đồng được không?

Không, hóa đơn proforma (proforma invoice) không thể thay thế hợp đồng.

Hóa đơn proforma chỉ đơn giản là một dạng báo giá hoặc đề xuất giao dịch, không tạo nên bất kỳ nghĩa vụ pháp lý nào cho các bên liên quan. Nó chỉ là nguồn thông tin chi tiết về một giao dịch dự kiến, bao gồm sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, số lượng, giá cả, cùng với các điều kiện thanh toán và vận chuyển dự kiến.

Ngược lại, hợp đồng là một thỏa thuận hợp pháp giữa hai hoặc nhiều bên, mà tạo ra những nghĩa vụ pháp lý mà mỗi bên phải thực hiện theo những điều đã được thỏa thuận. Hợp đồng thường chứa đựng các điều khoản chi tiết hơn về giao dịch, bao gồm cả các hậu quả pháp lý khi một bên không tuân theo những điều đã thỏa thuận.

Do đó, mặc dù hóa đơn proforma có thể là một phần quan trọng trong quá trình thương lượng và lập kế hoạch cho một giao dịch, nhưng nó không thể thay thế được vai trò của hợp đồng.

proforma invoice có thay thế hợp đồng được không.

Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu với lượng hóa đơn lớn, chứa đựng nhiều thông tin phức tạp về mặt hàng, thuế suất… việc xử lý hóa đơn trở nên rất phức tạp. Campuchia Express giới thiệu giải pháp xử lý hóa đơn tự động, đang thu hút sự chú ý, với khả năng tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn, lưu trữ và tra cứu dễ dàng, cùng với nhiều báo cáo tổng hợp và phân loại chi tiết, giúp doanh nghiệp quản lý một cách thuận tiện.

Hotline/Zalo: Mr.Hậu 0947 561144  Ms.Chi 0375 983776

Fanpage: https://www.facebook.com/campuchiaexpress/

Website: https://vanchuyen-campuchia.com/

Phúc Sang